기업은 비즈니스를 더욱 효율적으로 운영하기 위해서 도움이 될 수 있는 정보통신 기술을 점점 더 많이 활용하고 있습니다. 그렇다는 것은 직장을 다니는 직장인은 정보통신 기술을 적극적으로 활용할 수 있어야 기업이 요구하는 사항을 충족할 수 있습니다.
그렇다면 직장인으로서 IT 기술을 익히고 실무에 사용하는 방법은 무엇일까요? 이번 글에서 하나씩 살펴보도록 하겠습니다. 전자우편을 활용한 방법과 사무실 운영 관련 앱에 이르기까지 다양한 종류의 정보 기술 도구를 알아보고, 이런 도구를 활용하는 것으로 챙길 수 있는 이득과 활용성을 최대한 높이려는 방법까지 논의해보도록 하겠습니다.
직장에서 정보통신 기술의 중요성
정보통신 기술은 회사의 각 부서가 조직적으로 움직이고 생산성을 높이거나 유지하는 데 도움이 될 수 있습니다. 그러나 모든 기술이 동일하게 만들어지고 모든 분야에 같은 방법으로 적용되는 것은 아닙니다. 즉, 작업 환경에 맞는 정보통신 기술을 채택하고 사용하는 것이 중요합니다. 정확한 IT 기술의 선택과 사용에 도움이 될 수 있는 정보를 아래쪽에 정리했으니 참고하시기 바랍니다.
- 당신에게 반드시 있어야 할 필수품을 고려해 보시기 바랍니다. 기술이 없더라도 반드시 달성해야 하는 목표는 무엇입니까? 또는 마감일이 정해진 프로젝트와 과제의 진행 상태를 파악해야 하는 것은 무엇입니까? 이렇게 성과를 만들어야 하는 분야를 생각하고, 해당 분야에 긍정적인 영향을 줄 수 있는 정보 기술을 채택하면 됩니다. 예를 들어서 협업이 중요한 프로젝트라면 의사소통을 더 빠르게 해줄 수 있는 시스템을 찾으면 됩니다.
- 비용 관리에 대한 부분도 고려해 보면 좋습니다. 지금 사용하고 있는 기술과 동일한 기술이지만, 가격은 더 저렴한 옵션이 없는지 고민해 보시기 바랍니다. 아니면 필요한 기술이 있는데, 해당 기술이나 시스템을 완전히 구매하는 것이 아니라 온라인으로 일부만 빌려서 사용할 수 있는 소프트웨어가 있는지 알아보는 것도 좋습니다.
- 주변 사람에게 질문하는 것도 아주 좋은 방법입니다. 동료와 이야기를 나누면서 정보통신 기술과 시스템에 대한 권장 사항을 확인하시기를 바랍니다. 얼마나 많은 사람이 직장에서 무엇을 사용하고 있는지 파악하고, 또 어떤 기술이 실질적인 도움을 주었는지 확인해 보면 생각보다 뛰어난 효과에 놀라게 될 것입니다.
- 최종적으로 결론을 내리기 전에는 해당 옵션에 대해서 직접 평가하는 과정을 거쳐야 합니다. 다양한 정보통신 기술이나 시스템을 사용하면서 자신과 그룹에 적합한 도구를 확정해야 합니다. 즉, 몇 가지 단순한 옵션만 고려하면 효율을 높이는 데 제한이 있을 수 있습니다. 가능한 많은 옵션을 검토하고, 최적화된 기술을 찾아서 활용하시기 바랍니다.
작업 환경에서의 다양한 정보통신 기술
작업 환경에 따라 고려할 수 있는 기술의 종류도 다양합니다. 이를 활용하는 방법을 알면 과제를 더 간단하게 수행하고, 더 빠르게 높은 성과를 도출할 수 있습니다. 아래쪽에 가장 일반적이라 할 수 있는 종류를 나열했으니 참고해 보시면 도움이 될 것입니다.
- 데스크톱
대부분의 근로자는 여전히 직장에서 데스크톱 PC를 사용하고 있습니다. 전자우편, 워프 프로세스, 스프레드시트 분석 작업을 할 때 가장 효과적인 도구이기 때문입니다. 더 복잡한 작업을 수행해야 할 땐 특수한 목적을 두고 설계된 컴퓨터를 활용하기도 합니다. - 노트북
노트북은 사무실을 돌아다니면서 어디에서나 필요한 파일에 액세스할 수 있다는 장점이 있습니다. 그렇기 때문에 고정된 자리에서 업무를 보는 것이 아니라 다양한 자리를 오가며 협업 위주로 활동하는 직장인에게 좋은 도구입니다. 또한 카메라와 키보드 등의 도구가 노트북에 포함되어 있기 때문에 연구를 진행하거나, 문서 작업을 할 때도 적합한 도구가 될 수 있습니다. - 태블릿 장치
태블릿은 노트북의 휴대성과 데스크톱 PC의 성능을 결합하기 때문에 직장에서 점점 더 많은 인기를 얻고 있습니다. 어떤 장소에서나 업무를 볼 수 있기 때문에 먼 거리를 이동하면서 사무를 보는 직장인에게 적합한 도구입니다. - 스마트폰
스마트폰은 이제 직장에서 어디에서 자리를 잡고 있는데, 부분적으로는 다른 장치보다 저렴한 비용을 제공하고, 부분적으로는 앱을 포함하여 포괄적인 작업을 효과적으로 수행하는 데 필요한 모든 기능을 갖추고 있다는 장점이 있습니다. 각 종류의 장치에는 장점과 단점이 있으니, 개별 직원에게 가장 적합한 장치를 찾아서 활용하는 것이 중요합니다.
직장에서 정보 기술을 활용하기 위한 노하우
정보 기술은 중소기업이 됐든, 대규모의 기업이 됐든, 현대인의 직장에서 아주 중요한 역할을 수행하고 있습니다. 최신 정보통신 기술을 사용하면 생산성을 높이고, 작업 효율성을 개선하는 데 많은 도움을 받을 수 있습니다. 이제는 보편화가 된 기술을 몇 가지 살펴보도록 하겠습니다.
- 사용할 수 있는 다양한 도구에 대해서 스스로 알아보고, 주변 사람들에게 교육해야 합니다. 작업에 적합한 도구를 선택할 수 있는 것이 중요하기 때문에 활용할 수 있는 모든 옵션에 대해 하나씩 검토하고 알아볼 가치가 있습니다.
- 소프트웨어를 사용하면 데이터를 구성하고 관리하는 것이 한결 수월해질 수 있습니다. 마이크로소프트 오피스 365와 같은 소프트웨어를 활용하게 되면 각종 서류와 중요한 연락처를 보관해두고 필요할 때 효과적으로 활용하는 것이 가능합니다.
- 화상 회의 소프트웨어를 사용하면서 해외에 출장을 간 직원이나, 도시 전역의 동료들과 연락을 유지하는 것이 가능합니다. 교육 세션이나 팀 회의에서 소프트웨어를 활용하면서 공간 제약을 없애는 것도 가능합니다.
- 트위터나 페이스북, 카카오톡과 같은 소셜 미디 플랫폼을 사용하여 팀 또는 고객과 정보를 공유하는 것이 가능합니다. 이렇게 하면 모든 사람이 회사에서 일어나고 있는 일에 대한 최신 정보를 빠르고 쉽게 수집할 수 있습니다.
- 클라우드 스토리지 서비스를 사용하여 중요한 파일을 온라인에 저장해둘 수 있습니다. 그럼 온라인 상태를 유지하는 직원이라면 누구나 필요한 자료에 액세스하는 것이 가능합니다.
정보통신 기술은 우리가 일을 하거나, 삶을 사는 방식에 많은 변화를 가져왔습니다. 온라인 상태를 유지하면 작업을 완료하기가 한결 쉬워진다는 것을 알 수 있습니다. 그러나 다른 모든 것과 마찬가지로 직장에서 정보통신 기술을 사용하면 몇 가지 단점이 발생하기도 합니다. 이럴 땐 단점을 보완하기 위한 전략을 알아두면 좋습니다.
- 정보통신 기술을 보조 수단으로 활용하세요.
유일한 정보 소스로 기술에 온전히 의존하지 않는 것이 좋습니다. 일어나서 가끔은 걸어 다니며 오프라인 활동을 가져야 합니다. 무슨 일이 일어나고 있는지, 더 큰 그림을 얻고 더 나은 결정을 내리는 데 도움이 됩니다. 또한 작업을 할 때 멀티태스킹을 하지 않는 것이 좋습니다. 대신 한 번에 하나의 작업에 온전히 집중하고, 나머지는 컴퓨터가 처리하도록 지시를 내려두시기를 바랍니다. 이렇게 하면 다른 업무 때문에 중요한 업무가 방해받는 것을 피할 수 있고, 동시에 전체적인 생산성을 높이는 데 큰 도움을 받을 수 있습니다. - 우선순위를 결정하세요.
직장에서 정보통신 기술을 활용할 땐 일정을 알아두고 다른 작업으로 이동하기 전에 중요한 작업을 잘 처리하고 있는지 점검하는 시간을 가져야 합니다. 하루 종일 소셜 미디어를 보면서 시간을 소비하거나, 전자우편함만 확인하는 일은 없어야 합니다. 특정 업무에 압도되거나 지나치게 스트레스를 받지 않도록 업무에 우선순위를 정하고 경계를 설정하세요. 이렇게 하면 생산성을 높게 유지하고 목표를 더 빨리 달성하는 것이 가능합니다. - 예정된 근무 시간을 지키세요.
명심해야 할 또 다른 사항은 주간 일정입니다. 개인 생활도 직장인으로서의 삶이 혼동되지 않도록 주의하세요. 직장인의 삶을 살아갈 땐 예정된 시간 동안 열심히 일을 한 뒤에 예정된 종료 시간이 되면 종료해야 합니다. 그리고 개인 시간이 찾아오면 친구나 가족과의 시간을 보내야 합니다. 반대로 얘기해서 업무 시간에 친구나 가족 등, 외부 소스로 인해 일이 진행되지 않는 상황이 없도록 해야 합니다.
직장인의 삶은 변화하고 있으며, 우리가 기술을 사용하는 방식도 계속 변화하고 있습니다. 우리 중 많은 사람들이 책상에서 전화나 컴퓨터를 사용하는 것에 익숙하지만 이제 전 세계 어디에서나 작업할 수 있는 옵션이 많아졌습니다.
이동하는 중에서 온라인 연결 상태를 유지하려는 재택근무자이든, 출장을 간 직장인이든, 언제든지 온라인으로 업무를 볼 수 있어야 합니다. 그래야 그룹 전체의 생산성을 높이고 목표 달성률을 높일 수 있습니다. 정보통신 기술은 앞으로 더 발전할 것이며, 더 많은 도구가 탄생할 것입니다. 새로운 도구가 나오면 나의 업무 활동에 도움이 될 것인지 확인해 보고 적극적으로 활용하는 자세가 필요합니다.